Neue Ideen sind die treibende Kraft für alle Weiterentwicklungen in unserem Umfeld und werden natürlich auch in jedem Unternehmen gerne gesehen und entsprechend gefördert. Doch mit der Entwicklung neuer Ideen ist es leider noch nicht getan, die passendsten Ideen müssen bewertet, auf ihre Umsetzbarkeit geprüft und im besten Fall noch umgesetzt werden.
Der Ablauf der sich hinter diesem Vorgehen verbirgt wird als Ideenmanagement Prozess bezeichnet und kann die unterschiedlichsten Formen annehmen. Je nach Unternehmensgröße kann dieser Prozess sehr unterschiedliche Formen annehmen und mehr oder weniger starr sein.
In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die vorhandenen Ansätze, deren Vor- und Nachteile sowie eine Empfehlung wie Sie den Prozess im besten Fall gestalten sollten.
Das Chaos
Selbst wenn es keinen definierten Ideenmanagement Prozess bei Ihnen gibt, so haben sich doch wahrscheinlich Abläufe für die Verarbeitung neuer Ideen etabliert. Im schlimmsten Fall sieht das so aus, dass man eine neue Idee an den Vorgesetzten weiterträgt und dieser die Idee dann entweder direkt mit Verweis auf andere Prioritäten ablehnt oder halbherzig verspricht sie zu prüfen und Rückmeldung zu geben.
Diese Art der „Verarbeitung“ neuer Ideen ist sehr riskant, da sie maßgeblich zu Frustration und Resignation der Mitarbeiter führt. Falls Sie dies bei sich im Unternehmen beobachten, ist es höchste Zeit daran etwas zu ändern.
Konkret bedeutet das, dass Sie in einer solchen Situation selbst handeln müssen: Erzählen Sie so vielen Kollegen wie möglich davon, betreiben Sie Werbung für Ihre Idee und zeigen Sie deren Vorteile auf. Suchen Sie sich Verbündete, welche ebenso von Ihrer Idee überzeugt sind und bauen Sie so einen Kreis von Unterstützern auf. Mit etwas Geduld und Hartnäckigkeit sollte Ihre Idee so zumindest wahrgenommen werden.
Vorteile
- Keine
Nachteile
- Unstrukturiert
- Erfolg hängt vom Zufall ab
- Keine Transparenz
Verbesserungspotential
- Schaffen einer Vorschlagsbox
- Heben Sie bisher erfolgreiche Ideen hervor
- Hinweis auf das interne Innovationspotential
Die Vorschlagsbox
Vorschlagsboxen in Form einer tatsächlichen Box oder einer zentralen E-Mail Sammelstelle sind oftmals klassische Schnellschüsse wenn der Bedarf nach etwas Struktur im Umgang mit Mitarbeiterideen erkannt wurde. Diese im Grunde gute Idee wird nur meist recht unzureichend umgesetzt. So kommt es häufig vor, dass ein einzelner Mitarbeiter mit der Bearbeitung der eingereichten Ideen neben seinen eigentlichen Aufgaben beauftragt wird und dadurch die Einreicher der Ideen lange nichts vom Status ihrer Idee hören. Die Folge sind rückläufige Zahlen bei der Einreichung neuer Ideen und der Motivation der Mitarbeiter an diesem Prozess mitzuwirken.
Ein weiteres Problem ist die fehlende Transparenz in der Entscheidungsfindung und Weiterentwicklung der Ideen. Die Entscheidung für oder gegen eine Idee sollte schnell und nachvollziehbar getroffen werden.
Der größte Nachteil einer Vorschlagsbox ist allerdings, dass die Idee weitgehend geheim bleibt und nicht durch andere Mitarbeiter weiterentwickelt werden kann. In den seltensten Fällen ist eine Idee von Anfang an fertig zur Umsetzung. Aber der grobe Gedanke kann reichen um eine Weiterentwicklung der Idee in Gang zu bringen, welche am Ende durch das Zusammenwirken vieler Perspektiven und Kenntnisse zu einer richtig wertvollen Idee heranreift.
Sollten Sie in Ihrem Unternehmen eine solche Vorschlagsbox vorfinden, so schaffen Sie zumindest etwas Transparenz durch einen monatlichen Newsletter in welchem die Ideen und deren Status für alle sichtbar aufgelistet sind.
Vorteile
- Definierte Sammelstelle für neue Ideen
Nachteile
- Wenig Transparenz
- Willkür der Bearbeitung
- Gute Ideen können übersehen werden
- Keine Weiterentwicklung durch andere Mitarbeiter
Verbesserungspotential
- Öffentliches Aushängen der Ideen
- Transparenz durch monatlichen Newsletter zum Status der Ideen
- Definition von Bewertungskriterien und Verantwortlichkeiten
Das zentrale hierarchische Modell
Bei mittelgroßen Unternehmen mit leichten hierarchischen Strukturen findet man häufig das sogenannte zentrale hierarchische Modell vor. Dies bedeutet, dass Ideen an zentraler Stelle gesammelt und per definierten Prozess durch ein Komitee bewertet werden.
Der Unterschied zur Vorschlagsbox ist der definierte und strukturierte Bearbeitungs- und Benachrichtigungsprozess. Die Bearbeitung der Ideen erfolgt auch nicht mehr durch einen Mitarbeiter, sondern durch eine Runde an Entscheidungsträgern, welche die Idee in Verbindung zur Unternehmensstrategie und Umsetzbarkeit bringen können. Das Komitee tagt dabei in definierten Zeitabständen, typischerweise einmal im Monat. Anschließend werden die Entscheidungen und mögliche weitere Prüfschleifen bekannt gegeben und zur Bearbeitung an einen Mitarbeiter zugewiesen.
Der Vorteil dieses Vorgehens ist der definierte Ablauf und die Gewissheit für die Einreicher von Ideen, eine Rückmeldung zu ihren Vorschlägen zu bekommen. Das Modell stößt an seine Grenzen sobald das Unternehmen in thematisch unterschiedliche Geschäftsbereiche aufgeteilt ist und nicht mehr alle Entscheidungsträger an einen Tisch gebracht werden können.
Vorteile
- Fest definierter Ablauf
- Entscheidungen durch Experten
- Rückmeldung zu Ideen
Nachteile
- Nur bei mittelgroßen Unternehmen geeignet
- Keine Weiterentwicklung der Ideen
- Halbfertige Ideen müssen bewertet werden
Verbesserungspotential
- Möglichkeit zur Bewertung und Kommentierung von Ideen schaffen
- Aufteilung der Entscheidungsträger nach Fachgebiet
Das zentrale transparente Modell
Das zentrale transparente Modell ist ähnlich wie das vorhergehende hierarchische Modell, mit dem Unterschied dass die Ideen von allen Mitarbeitern eingesehen werden können.
Die Grundidee besteht darin, dass eine Idee vor der Entscheidung über die Umsetzung von mehreren Personen bearbeitet, kommentiert und weiterentwickelt wird. Es hat sich gezeigt, dass spontane Ideen oftmals noch nicht komplett durchdacht und ausgereift sind. Hier soll durch die Transparenz sichergestellt werden, dass die Idee reift und durch die Mitarbeit aller interessierten Personen weiter entwickelt wird. Ein großer Vorteil besteht zudem darin, dass Ideen über einen maximalen Bekanntheitsgrad verfügen und nicht durch einzelne Entscheider übersehen werden können.
Die Entscheidung über die Umsetzung der Idee erfolgt auch hier über ein Komitee an Experten und Entscheidungsträgern. Der Status einer Idee ist durch die transparente Ablage für alle Mitarbeiter stets nachvollziehbar.
Vorteile
- Transparenz der Ideen
- Transparenz über den Status
- Definierter Ablauf
- Weiterentwicklung der Ideen
Nachteile
- Abhängigkeit vom Entscheidungskomitee
Verbesserungspotential
- Aufteilung der Entscheidungsträger nach Fachgebiet
- Flexibilität zwischen den Prozessschritten
Empfohlener Prozess
Im Idealfall setzen Sie einen transparenten und einfachen Prozess auf, welcher aus der Einreichung der Ideen, der Bewertung & Weiterentwicklung sowie der anschließenden Umsetzung besteht. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter eine Idee kommentieren, bewerten und weiterentwickeln kann. Durch die Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter und Perspektiven entstehen erfahrungsgemäß die besten Ideen.
Der Prozess sollte leicht verständlich aber im Ablauf nicht starr sein. Konkret bedeutet das, dass es möglich sein sollte eine Idee auch nach einer erfolgten Bewertung weiter kommentieren oder erweitern zu können. Geben Sie dieser Entwicklung Zeit und bedenken Sie, dass das Motto ‚Evolution statt Revolution‘ ebenfalls hervorragende Ideen entstehen lassen kann.
Die Ideen sollten zur Bewertung und Weiterentwicklung einen Paten bekommen, welcher über das nötige Fachwissen und die nötigen Kompetenzen zur Umsetzung verfügt. Der finale Beschluss über die Umsetzung kann von einem Fachgremium getroffen werden, allerdings kommen dort nur Ideen hinein, welche vom Paten für ausgereift befunden worden sind.
Vorteile
- Transparenz der Ideen
- Transparenz über den Status
- Definierter Ablauf
- Weiterentwicklung der Ideen
- In das Entscheidungsgremium kommen nur ausgereifte Ideen
Nachteile
- Erfordert eine innovative Unternehmenskultur
Erfolgsfaktoren
Damit ihr Ideenmanagement Prozess ein voller Erfolg wird gibt es einige Punkte die Sie beachten sollten: Halten Sie die Hürden zur Einreichung von Ideen so gering wie möglich. Ein sehr einfaches Formular mit wenigen Pflichtfeldern reicht bereits. Ihr Ziel muss es sein, so viele Ideen wie möglich zu sammeln. Details und formale Angaben können später ergänzt werden.
Die Unterstützung der Geschäftsführung für den Prozess ist unerlässlich. Diese hat die Aufgabe Transparenz, schnelle Reaktionen und die Zuweisung benötigter Ressourcen zur Umsetzung sicherzustellen.
Eine detailliertere Übersicht zu den 11 wichtigsten Erfolgsfaktoren für das Ideenmanagement finden Sie in folgendem Artikel:
Fazit
Die Umsetzung eines gut funktionierenden Ideenmanagement Prozesses ist einfacher als oftmals angenommen und kann deutlich flexibler gestaltet werden als manch andere Prozesse in Unternehmen. Die oben genannten Beispiele können je nach Unternehmen natürlich abgewandelt und angepasst werden. Starten Sie einfach mit einer ersten Variante und schauen Sie was gut läuft und wo Sie eventuell noch Änderungen vornehmen müssen.
So lange der Prozess flexibel, transparent und einfach gehalten ist wird er die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens nachhaltig fördern.
Glücklicherweise müssen Sie den hier vorgestellten Prozess nicht selbst komplett aufbauen, dies kann heute mit geeigneter Software günstig und schnell direkt umgesetzt werden.
