Ein geordnetes Ideenmanagement bzw. betriebliches Vorschlagswesen wirkt sich bekanntermaßen positiv auf die Qualität von Produkten und die Motivation der Mitarbeiter aus. Doch auch auf den Kundenservice, die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz oder Produktionszeiten haben diese positiven Einfluss. Günstiger und effektiver als separate Kostenoptimierungsprojekte sind sie sowieso. Grund genug also, sich über eine erfolgreiche Umsetzung Gedanken zu machen. Mit den hier aufgelisteten Erfolgsfaktoren für das Ideenmanagement sind die bestens aufgestellt.
1. Unkomplizierte Einreichung von Ideen
Ideen und Vorschläge müssen sehr schnell und unkompliziert gesammelt werden können. Hierfür reichen zunächst die wichtigsten Angaben, wie Name des Ideengebers, grobe Einordnung und eine kurze Beschreibung. Weitere Details können bei Bedarf später hinzugefügt werden. Wichtig ist zuerst einmal, dass alle vorhandenen Ideen festgehalten werden. Ausschweifende Formulare verhindern leider genau dies.
2. Unterstützung durch die Geschäftsführung
Gerade in mittelständischen Unternehmen kommt der Unterstützung durch die Geschäftsführung eine enorme Bedeutung zu. Sie motiviert die Mitarbeiter zur Einreichung der Ideen, schafft die Voraussetzungen zur Umsetzung ausgewählter Ideen und gibt dem Thema die notwendige Bedeutung.
3. Benennung von Verantwortlichkeiten
Allen Mitarbeitern sollte klar sein, welche Verantwortlichkeiten im Ideenmanagement bestehen, durch welche Personen diese ausgefüllt werden und was deren Aufgabenfeld ist. Nicht jeder Mitarbeiter wird dies immer in Erinnerung haben. Es reicht vollkommen wenn bekannt ist, wo dies bei Bedarf nachgeschaut werden kann. Dies beschleunigt die Bewertung von Ideen deutlich, da eventuelle Fragen bei Gelegenheit und einer Tasse Kaffee direkt geklärt werden können.
4. Schnelles Feedback und Bearbeitung der Vorschläge
Je schneller Mitarbeiter eine individuelle und qualifizierte (!) Rückmeldung auf Ihre Vorschläge bekommen, desto höher ist deren Motivation sich am Ideenmanagement und KVP (Kontinuierlicher Verbesserungs Prozess) zu beteiligen. Begründen Sie abgelehnte Vorschläge und Ideen. Geringe Abstände zwischen Einreichung, Bewertung und Umsetzung sorgen für ein erfolgreiches Ideenmanagement in Ihrem Unternehmen. Achten Sie daher besonders auf die Entwicklung solcher Kennzahlen, sie sind wesentliche Erfolgsfaktoren für das Ideenmanagement.
5. Transparenter Bearbeitungsprozess
Von Mitarbeitern eingereichte Ideen und Vorschläge zeigen eine sehr hohe Wertschätzung und Auseinandersetzung mit dem jeweiligen Unternehmen. Ein transparenter Bearbeitungsprozess bringt diesen Ideen den nötigen Respekt entgegen, indem jederzeit klar und verständlich ist, in welchem Bearbeitungsstand sich die Idee gerade befindet. Eine Checkliste eignet sich hervorragend um diese Transparenz herzustellen. Der aktuelle Stand der Idee kann dabei sehr schnell eingesehen und noch offene Punkte angegangen werden.
6. Weiterbildung & Vernetzung der Mitarbeiter
Jeder Mitarbeiter hat gute Ideen, so weit so gut. Die Kombination und Erweiterung bestehender Ideen durch mehrere Mitarbeiter, eröffnet jedoch noch einmal ganz neue Perspektiven und Möglichkeiten. Daher gehört es zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren, dass bereits eingereichte Ideen von allen Mitarbeitern eingesehen, kommentiert, bewertet oder erweitert werden können. Wenn Sie zudem sicherstellen können, dass alle Mitarbeiter mit den etablierten Methoden im Umgang mit Ideen & Innovationen vertraut sind, ist Ihr Unternehmen bestens aufgestellt.
7. Kennzahlen zur Messung & Steuerung
Kennzahlen sind ein wunderbares Mittel um schnell einen Eindruck vom aktuellen Stand und des Entwicklungstrends Ihres Ideenmanagements zu bekommen. Einige wenige, gute Kennzahlen reichen völlig aus. Teil der vorher beschriebenen Transparenz und einer innovativen Firmenkultur ist es, diese Kennzahlen allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Nutzen Sie diese Zahlen zur Messung und Steuerung Ihrer zuvor geplanten Ziele.
8. Die richtige Erwartung: Evolution statt Revolution
Nicht jede Idee muss sofort der ganz große Wurf sein, viele kleine Schritte und Verbesserungen bringen Sie ebenfalls voran. Denn oft sind es die Kleinigkeiten im Kundenservice oder der Produktion, welche mit der Zeit eine erhebliche Wirkung entfalten können. Setzen Sie daher die richtigen Erwartungen in das Ideenmanagement und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, auch scheinbar nur kleinere Ideen und Verbesserungen einzutragen.
9. Verzicht auf monetäre Prämien
Monetäre Prämien sind ein sehr heikles Thema, da diese sehr schnell als unfair empfunden werden. Dies hängt nicht nur mit der Höhe der Prämie zusammen, sondern auch mit der oft sehr schwierigen Abgrenzung von sich ähnelnden Ideen. Wie teilen Sie eine Prämie auf, wenn mehrere Personen an einer Ideenfindung beteiligt waren? In manchen Firmen werden nur Ideen prämiert, welche nicht im vertraglichen Aufgabenfeld des Mitarbeiters liegen. Dies kann dazu führen, dass Ideen nicht eingereicht werden, obwohl diese sehr sinnvoll gewesen wären. Aufkommender Neid ist Gift für das Ideenmanagement, nur gemeinsam kommen Sie voran. Verzichten Sie daher auf gesonderte Prämien, falls es sich nicht um eine Erfindung nach dem ArbnErfG handelt. Verlosen Sie stattdessen z.B. unter allen Ideengebern am Ende eines Jahres ein paar Preise oder heben Sie außergewöhnlich gute Ideen besonders hervor.
10. Bauen Sie einfache Prototypen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte und das sollten Sie auch bei Ihren Ideen beachten. Bauen Sie keine funktionalen Prototypen, sondern veranschaulichen Sie Ihre Ideen mit Hilfe von Gegenständen oder Skizzen. Es fällt Ihren Kollegen so um einiges einfacher Ihre Idee nachvollziehen zu können. Auch bringt es Sie dazu, Ihre Idee noch einmal ganz neu zu betrachten und zu hinterfragen.
11. Ideen müssen zur Unternehmensstrategie passen
Einer der wichtigsten und zugleich unterschätztesten Erfolgsfaktoren für das Ideenmanagement. Jedes Unternehmen sollte seine strategischen Ziele in regelmäßigen Abständen mit den Mitarbeitern besprechen. Jede eingereichte Idee sollte zu diesen definierten Unternehmenszielen passen. Bei kleineren Vorschlägen ist dies meist gegeben, bei größeren oder außergewöhnlicheren Ideen ist dies allerdings von herausragender Bedeutung. Denn nur wenn diese Ideen zu den Unternehmenszielen passen, sind eine Umsetzung und der Einsatz von Geld und Ressourcen sinnvoll.
